就業規則とは、使用者である企業が従業員の労働条件や職場でのルールを定めた規則のことです。各企業が純粋に任意で置く社内規程とは異なり、一定の場合には作成が義務付けられますし、その規定内容についても法令上の規制がかけられています。
また作成手続きに関しても厳格に取り決められておりますので注意が必要です。記載すべき事項やその内容の定め方、その他留意すべき点をここで整理しておきましょう。
就業規則とは
就業規則は、労働条件や職場でのルールを明確化するための規則です。労使間・労働者間のトラブルを防ぐ役割も持ち、従業員が安心して働ける環境を作るとともに社内秩序を維持する機能も果たす存在です。
具体的には就業時間や休憩時間、休日のこと、給与や賞与、昇給、服務規律など、さまざまなルールをここに記載します。
従業員が常時10人以上いる企業の場合は就業規則の作成が必須となり、作成後、これを届け出ないといけません。また当然ながら、最低限の労働条件について規律した労働基準法に反する内容になっていてはいけません。
必ず定めること(絶対的必要記載事項)
労働時間に関わるルール、賃金に関わるルール、退職に関わるルールは、就業規則で必ず定めないといけない「絶対的必要記載事項」です。それぞれの記載例を紹介します。
労働時間に関わるルール
労働時間に関して定めるときは、以下の点に留意して規定を置いてください。
- 始業時刻と就業時刻
- 休憩時間
- 休日
- (交替勤務させる場合は)就業時転換に関すること
例1)労働時間に関する規定
“労働時間は1週間に〇〇時間、1日に〇時間とする。”
例2)始業時刻・終業時刻および休憩時間に関する規定
“始業時刻は〇〇時〇〇分、終業時刻は〇〇時〇〇分とする。”
“休憩時間は、〇〇時〇〇分～〇〇時〇〇分とする。”
例3)休日に関する規定
“休日は、次の各号とする。
1 ○○曜日および〇〇曜日
2 12月〇〇日～1月〇日
:”
賃金に関わるルール
賃金に関して定めるときは、以下の点に留意して規定を置いてください。
- 賃金の額またはその計算方法
- 賃金の支払方法
- 賃金の締日と支払日
- 昇給のこと
例1)賃金の定め方について
“基本給は、職務内容や勤務成績等を考慮して定める。”
例2)賃金の支払日等について
“賃金は、毎月〇〇日に締め切り、翌月〇〇日に、銀行振込により支払う。”
例3)昇給について
“昇給は、勤務成績等を勘案して行うものとする。ただし、業績の著しい低下やその他やむを得ない事由があるときは行わないことがある。”
退職に関わるルール
退職に関すること、また、解雇事由に関することも就業規則に定めないといけません。
例1)退職について
“次のいずれかに該当するとき、退職とする。
1 労働者が退職を申し出て〇〇日が経過したとき
2 有期雇用において期間満了となったとき
:”
例2)解雇について
“次のいずれかに該当するとき、解雇することがある。
1 勤務状況が著しく不良で改善の見込みがないとき
2 精神・身体の障害により業務が遂行できないとき
:”
なお、就業規則で解雇事由を定めたとしても常に有効になるとは限りません。解雇事由として合理的な理由があること、また、社会通念上相当といえる内容でなければいけません。
その他就業規則で定めるルールの例
絶対的必要記載事項だけで不十分だという場合、次のような事項についても検討し、具体的なルールを定めていきましょう。
- 賞与
- 懲戒処分
- 退職金
- 作業用品や社宅費など労働者が負う費用負担
- 安全衛生
- 災害補償 など
以下は「賞与」と「懲戒処分」をピックアップして記載例等を紹介していきます。
賞与に関するルール
賞与、その他各種手当に関しても必ず定めるべきものではありません。
しかし従業員満足度や人材確保などの観点から重要な規定ですし、もし定める場合は次のように記載すると良いでしょう。
例)
“賞与は、会社の業績等を勘案して支給する。”
“賞与の額は、会社の業績のほか、労働者の勤務成績も考慮して、個別に定める。”
賞与の算定対象期間を「〇〇月〇〇日～〇〇月〇〇日」などと定め、その期間中の評価に基づいて支給を行うとする例も多いです。
懲戒処分に関するルール
懲戒処分に関しては労使間トラブルに発展しやすいため、慎重にルールを設けましょう。
例1)
“次のいずれかに該当するとき、出勤停止または減給とする。
1 素行不良により、職場の秩序を乱したとき
2 正当な理由なく欠勤を〇〇日以上続けたとき
:”
例2)
“次のいずれかに該当するとき、懲戒解雇とする。
1 故意または重大な過失により会社に重大な損害を与えたとき
2 正当な理由なく業務命令に従わず、改善の見込みがないとき
:”
条件とペナルティの内容を定めるときは、行為内容に対する制裁の重さが釣り合っていることが大事です。あまりに不釣り合いな内容だと、就業規則に定めていたとしても有効な懲戒処分を下すことができません。
就業規則を作成するときの注意点
就業規則を作成するとき、一番注意しないといけない点は「法令遵守」です。労働基準法を上回る待遇となるようルールを設けないと無効になってしまいます。その他以下の点にも注意して作成作業に取り掛かりましょう。
- 会社の規模や業種、従業員の構成など自社に合わせた内容とし、他社の就業規則やひな形をそのまま流用しないこと。
- フレックスタイム制やテレワークなど、労働者側のニーズも捉えて柔軟な働き方の導入も検討すること。このことが人材獲得や生産効率向上などに寄与する。
- あいまいな表現、抽象的な表現ばかりを使わず、誤解やトラブルを招かないように明記すること。
また、「専門家にアドバイスを求めること」もご検討ください。就業規則の作成にあたっては法律の知識も必要となりますので、弁護士や社労士などの専門家にも相談し、自社にとって最適な就業規則となるよう努めましょう。
